翻譯項目必然需要依靠相關(guān)的人力資源來完成，項目經(jīng)理在組織所需的項目資源時，需要綜合權(quán)衡內(nèi)部資源和外部資源的使用，并根據(jù)項目進(jìn)展的需要，及時將項目信息傳達(dá)給相關(guān)人員，以便其安排工作。
所謂“及時”，是指根據(jù)項目的工作量、任務(wù)類型以及資源需求，預(yù)先對相關(guān)人員進(jìn)行告知。在進(jìn)行任務(wù)預(yù)告時，項目經(jīng)理需要學(xué)會掌握尺度，以免造成不必要的混淆和困擾。一般來說，對于較小的翻譯項目 (比如工作量在一兩千字以內(nèi))，而且客戶要求的時間表也基本合理，往往是不需要進(jìn)行任務(wù)預(yù)告的，因為這類小項目并不會對大多數(shù)團(tuán)隊的常規(guī)生產(chǎn)任務(wù)安排帶來實(shí)質(zhì)性的影響；然而，如果客戶要求的時間表非常急迫(比如要求當(dāng)日提交)，那么就有必要在確知何時將收到發(fā)包文件的前提下進(jìn)行項目預(yù)告，以便各生產(chǎn)團(tuán)隊能夠預(yù)訂相應(yīng)的資源。即便如此，項目經(jīng)理仍需注意的是，不同國家/地區(qū)的節(jié)假日等因素也可能對項目的按時提交造成影響，“及時”也意味著將這些因素同時考慮進(jìn)去。
在內(nèi)部資源和外部資源的使用上，需要采用不同的組織策略：
· 內(nèi)部資源：一般來說，內(nèi)部資源與項目經(jīng)理之間并沒有什么直接的隸屬關(guān)系，項目經(jīng)理需要和負(fù)責(zé)內(nèi)部資源分配的人進(jìn)行溝通，根據(jù)項目的具體需要來尋求得到相應(yīng)的資源。負(fù)責(zé)資源分配的一般會是相關(guān)職能部門的經(jīng)理。
· 外部資源：對外部資源的使用多數(shù)情況下需要通過供應(yīng)商管理部門的幫助來達(dá)成。在大多數(shù)項目管理公司，一般都會有專門的人員負(fù)責(zé)供應(yīng)商的管理，供應(yīng)商的相關(guān)信息也會存放在專門的數(shù)據(jù)庫中。項目經(jīng)理提出相關(guān)需求之后，供應(yīng)商管理部門會根據(jù)各供應(yīng)商的技能、經(jīng)驗以及以往的績效表現(xiàn)來遴選出最合適的外部資源，然后與之聯(lián)系并進(jìn)行洽商，了解其是否能夠滿足該項目的具體需要。當(dāng)然，在實(shí)際的生產(chǎn)中，出于各種原因，項目經(jīng)理也可直接與相關(guān)外部資源進(jìn)行聯(lián)系，特別是在那些之前有過合作的項目上，項目經(jīng)理應(yīng)優(yōu)先考慮使用同樣的資源，以確保充分利用此前的經(jīng)驗和技能。
無論是遴選內(nèi)部資源還是外部資源，都有必要考慮如下因素：
· 一定要十分清楚具體項目所需要的資源類型，這包括資源所需掌握的技能，所要使用的工具，以及資源的產(chǎn)出量。特別在使用外部資源時，應(yīng)理解該資源可能并不為某一項目所獨(dú)占，因此未必能套用標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)出量來進(jìn)行計劃。
· 作為本項目的直接負(fù)責(zé)人，有沒有你特別希望能在本項目上使用的特定資源?
· 項目的預(yù)算大概如何？如何才能選擇最為經(jīng)濟(jì)有效的？
· 還有些什么其他資源適合本項目？其技能及產(chǎn)出量如何?
即便找到了合適的資源，仍需根據(jù)項目的進(jìn)度表對各資源在特定時間段的產(chǎn)出量進(jìn)行確認(rèn)。標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)出量往往只是一個參考因素，在實(shí)際項目生產(chǎn)中，具體資源的產(chǎn)出量多半會有所偏差，最為典型的情形就是該資源無法全部投入到某個項目上。因此，談及產(chǎn)出量問題，項目經(jīng)理在與具體資源進(jìn)行確認(rèn)時，應(yīng)確保能夠提供與項目有關(guān)的充分信息，包括但不限于：
· 進(jìn)度表
· 工作量
· 涉及的語種
· 工作范圍
· 工作所用的文件類型
· 所要用到的工具
組織項目資源的關(guān)鍵要點(diǎn)在于找到合適的資源，“合適”既指該資源能夠滿足項目所需的技能等要求，也指該資源能夠滿足項目特定時間段的產(chǎn)能要求。當(dāng)然，內(nèi)部資源和外部資源保持適當(dāng)?shù)谋壤彩切枰紤]的，但這方面一般并無特定成例。
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